日次レビューを成長のエンジンにする!~(4)気付きを最大限活用する3つの出口とは?~

日次レビューで最初に立ちはだかる不満とは?

これまで3回に渡り、日次レビューについて紹介してきました。
 日次レビューを成長のエンジンにする!~(1)日次レビューを始めよう~
 日次レビューを成長のエンジンにする!~(2)日次レビューを習慣化する3つのコツ~
 日次レビューを成長のエンジンにする!~(3)気付きのレベルを上げる3つのコツ~
この方法に則ってレビューを続けると、ある壁に突き当たることでしょう。その壁とは、「せっかく気付いた課題への対処が不十分なまま、流されて行ってしまう」という感覚です。気付きは着実に蓄積されていくのに、それを活用できない、という不満です。私自身、この壁に突き当たった経験があります。
そこで今回は、日次レビューで蓄積した気付きを最大限に活用する、「3つの出口」を紹介します。

気付きを活かすには、気付きの出口を用意しよう!

日次レビューを実際にされている方は、ぜひ自身の気付きを読み返してみてください。気付きのほとんどが、次の3つに分類できるはずです。

(1)態度・マインドセットやいつか役立つ仕事の格言的なもの
  例:「『~と思います』が口癖だが、『~です』と言い切るべき!」など
(2)近いうちに実施すべき、具体的な改善行動
  例:「エクセルのショートカットについて調べてみる」など
(3)行動まで具体的にブレークダウンできてないが、今後改善に努めたい課題
 例:「仕事の全体像が見えるような仕事の依頼の仕方を身につけたい」など

ただ日次レビューを続けるだけでは、実際に活かせる気付きは(2)だけで、(1)や(3)は日次レビューの記録の中に埋もれたままになりがちです。これはもったいない!
そこで、これらの気付きの分類に応じた、気付きの出口を準備してあげるのです。出口とはすなわち、「気づきを転記する、転記先のリスト」のことです。私は毎朝、前日の日次レビューのレビューをしています。そのときに前日の気付きを分類し、3つのリストに転記するようにしています。その3つのリストとは、
(1)リマインダーリスト
(2)タスクリスト
(3)改善課題リスト
です。では、この3つのリストはどんなもので、どう役に立つのか?1つずつ紹介していきましょう。

態度やマインドセットはリマインダーリストへ!

リマインダーリストは、態度やマインドセットなどを転記するためのリストです。そして重要なのは、毎朝読み返すためのリストだ、ということです。(私はリマインダーリストの項目が増えすぎて全て読んではいられないので、「リストの中から、今日特に気を付けたい項目を3つ選ぶ」という行為で代替しています。)要するに、「毎朝見返すリストを作ろう」「そのリストに、気付きから得た態度やマインドセットをメモしよう」ということです。実際にやってもらえると理解いただけると思いますが、実体験に基づく格言は強力ですし、毎朝見返す効果も絶大です。

具体的な改善行動はタスクリストへ!

具体的な改善行動は、タスクリストへ転記します。タスクリストは、あなたが普段使用しているものを使用してください。手書きのToDoリストかもしれませんし、RTMやToodledoといったタスク管理ツールかも知れません。私の場合はTaskChute2です。重要なのは、日次レビューで得た気付きのうち、具体的な行動になっているものは、その行動をタスクリストに機械的に転記する習慣を作る、ということです。「○○すれば良いな、と感じた」と「明日○○してみよう」には天と地ほどの差があります。
ところで、話が脱線しますが、私はかれこれ3年以上TaskChute2にお世話になっています。他のタスク管理ツールにはない魅力を備えた、優秀な相棒です。これ無しでベストな1日を過ごせるワケがない、とまで感じているイチオシのツールなので、このツールを未体験の方は、ぜひ試してみてください。

今後改善に努めたい課題は改善課題リストへ!

今後少しずつでも改善に努めたいな、という課題は、改善課題リストへ転記します。そうすることで、今後改善したいと思った課題が一覧性の高い状態で一元管理できます。さらに、リスト化することで、改善に取り組む優先順位をつけやすくなります。私は毎日10~30分ほどの改善タイムを取るようにしていますが、改善課題リストのお陰で、優先度の高い課題から少しずつ解決に働きかけることが出来ています。改善課題リストには運用のコツがあるのですが、紹介は次回以降の記事に譲ります。大切なのは、改善課題をリスト化し、優先順位づけできる状態にしておくことです。そして、その改善課題リストを見て改善に取り組む時間を、少しずつでも確保することです。改善の時間を取ることは、日次レビューより習慣化が難しいですが、「自力で気付いた課題を潰す」というのは結構クセになるものです。効果ももちろん高いので、ぜひチャレンジしてみてください。

さいごに

今回は、日次レビューで得た気付きの3つの出口を紹介しました。ここまで日次レビューを活用できるようになると、能力向上のサイクルがガンガン回るようになります。同じような日々を過ごしても、得られる気付きの量・気付きからの行動変革の数に、圧倒的な差が出ます。日次レビューは、自分を自分で成長させる習慣です。ぜひこの習慣を獲得して、仕事を充実させてください。

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日次レビューを成長のエンジンにする!~(3)気付きのレベルを上げる3つのコツ~

振り返りにもレベルがあります

前回前々回と、日次レビューの紹介をしてきました。この習慣を身に着けることで、日々の仕事から気付きを引きずり出し、その気付きを着実に積み上げて成長できるようになるでしょう。
さて、今日のテーマは、「毎日の気付きのレベルを、いかにして高めるか」についてです。同じ経験をしても、そこから得る気付きは人それぞれです。誤解を恐れずに言えば、気付きにもレベルの差があるのです。せっかく獲得した日次レビューの習慣、どうせならば、より高い次元での問題解決できるような気付きをバンバン得て、成長につなげたいところですね。そこで、私がこれまで実践して効果を実感した、3つのコツを紹介します。

 

コツ1:人に振り返りを見てもらう

最初のコツは、自分の日次レビューを人に見てもらうことです。私が実践してみて、次の2つの効果を感じました。
(1)人に見せる前提で書くので、少しでもレベルの高い考察をしようとするようになる。
(2)自分にはない視点からの改善策をアドバイスしてもらえる。

(2)については、例えば「この問題を解決するには○○のスキル向上が必要」というレビューに対して、「上手く他の人に手を貸してもらえる体制づくりや準備を考えてみては?」というアドバイスが返される、という事例がありました。日次レビューは個人的な取り組みだからこそ、客観的な視点が漏れがちです。毎日の日次レビューを他の人に公開する必要はないと思いますが(素直に愚痴などもかけた方が良いので)、たまには気付いた課題を他の人ならどう対処するのかを聞いてみるべきでしょう。

 

コツ2:関連する書籍を読む

せっかく自分の体験から、改善すべき点を引き出せたのなら、その課題に関する書籍を読んでみると良いでしょう。同じような問題で悩んでいる人はきっといるはずで、その問題を解決できた人もいるはずなのです。車輪の再開発に時間を割くべきではありません。
ただ!ここで重要なのは、日次レビューで気付いた課題の解決のために読書をするのは、漠然とした読書と圧倒的に効率が違う、ということです。自分の気付きがきっかけになっているので、本からの吸収率が変わります。また、「何を解決したいか」が明確であるほど、読書の目的が明確になるので、必要な個所の拾い読みがしやすくなります。

 

コツ3:質問リストをレベルアップさせる

先日、私が日次レビューに使用している質問リストを紹介しました。実はこれ、秘伝のタレのようなものなのです。
日次レビューに毎日取り組んでいると、「今日は良い気付きができた!」という日が絶対に訪れます。そのときが、振り返りのレベルを上げるチャンスです。同じような良い気付きを今後も再現するためには、どういう質問を自分に投げかければよいか、を考えるのです。そしてその質問を、質問リストに追加しましょう。日次レビューの質は、「いかに時間を置かずに振り返りをしたか」と「質問リストの質問の質」の2つに左右されると言っても過言ではありません。あなた特製の秘伝のタレができれば、振り返りの質は飛躍的に伸びていくはずです。
た通りです!あとは、やるかやらないか。1年で2倍・3倍成長できるよう、日次レビューで成長を加速しましょう!

 

さいごに

今回は、日次レビューの質を高める3つのコツを紹介しました。どれも私が実践して効果を確認した、おススメの方法です。
しかし、1つだけ気を付けていただきたいことがあります。それは、「日次レビューは継続が第一、質は二の次」だということです。継続できさえすれば、遅かれ早かれ日次レビューの質は自然と向上しますし、能力も向上します。問題なのは、その習慣が途切れてしまうことです。もしこれらのコツを試した結果、習慣の継続が困難になるのであれば、元のやり方に戻す方がずっとメリットがあるでしょう。継続のためのコツは前回の記事に書いたので、そちらも参照ください。

日次レビューを成長のエンジンにする!~(2)日次レビューを習慣化する3つのコツ~

前回の記事(日次レビューを成長のエンジンにする!~(1)日次レビューを始めよう~)で、私が「学びを着実に積み上げる」ために2年前から継続している、日次レビューを紹介しました。今回は、日次レビューを習慣化する3つのコツを紹介します。

コツ1:良かったことを振り返る

振り返りそのものが楽しくないと、続きません。そういった理由から、上手くいったことを必ず振り返るようにしています。前回の記事で公開した日次レビュー用の質問リストにも、もちろん該当する質問が入っています。

≪日次レビューの質問リスト≫
●達成感を感じたことは?
●なぜ上手くいったの?
●要改善点は?
●原因と対策は?
●今日実施したor学んだ内容で、次回以降も使いまわせるものはない?(ノウハウ・テンプレートなど)
●今日最も時間のかかった仕事TOP3は何?
●TOP3の仕事は、来年には10分の1の時間でできているとして、何が変わったからそうなった?
●TOP3の仕事を将来は他の人に依頼できているとして、どういう準備があったから依頼できたの?

この日次レビューをおススメしたところ、今日まで継続している後輩がいます。その後輩に一番最初に言われた感想は、上手くいったことの振り返りが楽しい、ということでした。「日々仕事に追われていて、次にすべきこととか、足りないことばっかりに目が行ってしまう。けれど、日次レビューを始めてから、ちゃんと仕事が進めているんだということを、実感できるようになった。これがすごく楽しい。」と。
成長のことだけ考えると、「改善すべき点」だけに目が行きがちですが、ぜひ上手くいったことも質問リストに入れて日次レビューにトライしてみてください。

 

コツ2:「1行だけでも書く」と決める

日次レビューの効果をひしひしと感じ、おススメしている私でも、この習慣をたまにサボることがあります。大事なのは、サボった後に再開できることです。そのための工夫として、「1行だけても書く」をルール化して日次レビューに取り組むと良いでしょう。全く日次レビューに向き合わない日になるよりは、格段に再開の可能性が上がります。
また、1行書いたら勢いで他の項目も書きたくなったり、書けちゃったりすることが多いものです。そういった面からも、おススメのルールです。

 

コツ3:振り返るタイミングを決める

私は、日次レビューをルーチンのタスクとして設定し、業務終了後に実施しています。会社のデスクで、エクセルファイルに入力しています。
先に紹介した後輩は、帰りの電車や帰宅後に書いているそうです。質問リストを紙に印刷したものを持っておいて、その紙にペンで書きつけています。
このように、いつ・どこで書くかを決めてしまうと、習慣として続きやすくなります。可能であれば、タスク管理ツールにリピートタスクとして登録してしまうと良いでしょう。おススメはTaskChute2というツール。私にとっては、TaskChute2が日次のクローズド・タスクリストなので、このリストに登録することで、毎日実行するタスクとなります。

 

継続も「意志力」ではなく「仕組み」で

以下の3つのコツを紹介しました。
コツ1:良かったことを振り返る
コツ2:「1行だけでも書く」と決める
コツ3:振り返るタイミングを決める

こういった習慣は、意志の力だけではなかなか続かないものです。それでも習慣化を達成するためには、意志の弱い自分を認めつつ、それでも理想に向かえる方法を工夫すべきです。今回は、私が日次レビューを習慣化するうえで工夫した3つのコツを紹介しました。これらのコツが、あなたの成長の助けになればうれしいです。
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日次レビューを成長のエンジンにする!~(3)気付きのレベルを上げる3つのコツ~

日次レビューを成長のエンジンにする!~(1)日次レビューを始めよう~

1年で2倍に成長できますか?

「たった0.2%の成長でも、それを毎日積み上げることができれば、1年後には2倍以上に成長することができる。」こういった話を新入社員のころに聞きました。仕事力を2倍にする程度なら、毎日のたった0.2%だけ成長すれば良い、というお話です。では、あなたの周りに、ここ1年間で能力を2倍以上に伸ばした方はいますか?また、周りから見て、あなたは「能力を2倍に伸ばした人」と目されるでしょうか?

言うまでもなく、冒頭の言葉は「毎日たった0.2%だから楽勝でしょう」の意味ではなく、「毎日積み上げることこそが重要だ」の意味で使われています。もちろん、こんなことは小学生のころから繰り返し聞いてきた話で、今さら言われなくっても分かっています。では、あなたは毎日の仕事から学び、その学びを着実に積み上げることができていますか?

今日は、私が「学びを着実に積み上げる」ために2年前から継続している、日次レビューを紹介します。もし私がこの習慣を獲得していなかったら、ここ2年間の成長のほとんどは、実現していなかったでしょう。そのくらい、全ての成長の基礎になっている良習慣です。

 

日次レビューってどうすればいいの?

私の言う日次レビューとは、毎日の仕事の終わりに実施する、その日1日の振り返りのことです。
単なる振り返りですが、次の2つのポイントを守ることが大切です。
(1)振り返り用の質問リストを事前に準備しておく
(2)振り返りの記録を残す

私は、以下の項目に従って日次レビューを実施しています。2年間かけてブラッシュアップしてきた、イチオシの質問たちです。

≪日次レビューの質問リスト≫

●達成感を感じたことは?
●なぜ上手くいったの?
●要改善点は?
●原因と対策は?
●今日実施したor学んだ内容で、次回以降も使いまわせるものはない?(ノウハウ・テンプレートなど)
●今日最も時間のかかった仕事TOP3は何?
●TOP3の仕事は、来年には10分の1の時間でできているとして、何が変わったからそうなった?
●TOP3の仕事を将来は他の人に依頼できているとして、どういう準備があったから依頼できたの?

ぜひ、この質問リストを使って、仕事終わりに振り返りをしてみてください。質問の力のパワフルさをきっと感じていただけると思います。

 

なぜ日次レビューは有効か?

単なる振り返りが、なぜパワフルなのか?私が思うに、次の2つの理由があります。

(1)質問によって「気づき」を強制的に引き出せる
「忙しい仕事の中では、本来備わっている「考える力」を自分の仕事ぶりの見直しに発揮できていない。」このことに、私は日次レビューを始めてから何度も気付かされてきました。質問されれば気付くような成長の種に、レビューするまで気付けないのです。人材育成のスキルで「コーチング」と呼ばれるものがありますが、優秀なコーチは質問によって生徒の気付きをバンバン引き出すといいます。その結果、コーチ本人は具体的なアドバイスをしないのに、生徒が成長する。そういった意味で、日次レビューの質問リストは、あなた専属のコーチです。日次レビューの習慣の獲得によって、コーチを得ることができるのです。

(2)振り返りの記録を翌朝・翌週に見返すことができる
冒頭に述べた通り、最も難しいのは「継続」であり「積み重ね」です。レビューの記録を残さなければ、せっかくの気付きも翌週には風化していることでしょう。毎日0.2%の気付きを得ながら、0.2%分の忘れていくようなものです。成長を積み重ねるためには、レビューの記録をレビューできるようにしておくことが必須なのです。

 

さあ、日次レビューを始めよう!

日次レビューは、あたかも専属コーチかのようにあなたから気付きを引きずり出し、記録によって気付きを着実に積み重ねる、強力な習慣です。私は日次レビューを習慣化してから、「学びを着実に積み上げる」ために必要なのは、意志の力ではなく、ちょっとした工夫と仕組化だということを思い知らされ続けてきました。
日次レビューを成功させるノウハウは既に述べた通りです!あとは、やるかやらないか。1年で2倍・3倍成長できるよう、日次レビューで成長を加速しましょう!

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日次レビューを成長のエンジンにする!~(2)日次レビューを習慣化する3つのコツ~