仕事に早期着手したければ、タスクを○○化しよう!

仕事を上手く進める2つの原理原則

前回と前々回の記事で、仕事を上手く進めるための、次の2つの原理原則をお伝えしました。
①早期着手
➁計画と実行の分離

でも、この2つを「意識して頑張ろう!」と思うだけでは、なかなか行動が変わらないものです。今日は、これらの原理原則を行動に落とし込むために、実践のコツを紹介します。

仕事をうまく進めるキーは「タスクの細分化」

今日紹介するコツは、「タスクを細分化すること」です。私も実践できていないことも多いのですが、15分以内に終えられるくらいにまでタスクを細分化することが理想的です。次のような具合です。
■報告書の校正をする場合のタスクの細分化例
↓報告書を印刷する
↓ざっと読んで、気になる箇所に蛍光ペンで線を引く
↓マーカー箇所に修正内容を書き加える
↓すぐに修正できる箇所を1つ1つ確認し、ワードファイルを修正する
 (マーカー箇所に緑色のペンで完了のチェック印を書き加える)
↓すぐには修正できない箇所について、次に実施すべきことを書き加える

なぜタスクの細分化が必要か?

以前、普通の仕事の進め方と、早期着手の進め方を紹介しました。ちょうど、次の図のようなイメージです。
早期着手

普段はグレーの線のように進めているのを、オレンジのように変えるにはどうすればよいでしょうか?
グレーの線のようになる一つの原因は、「仕事に手を付けたくない」と思ってしまうから、というのが実は大きな原因であることが多いものです。仕事というのは手を付けてみるまで中身が細かく見えなかったりします。そうなると余計に、手を付けるのが億劫になり、納期ギリギリまで放置してしまうものです。この「何となく先が見通せなくて仕事に着手したくなくなる」という状況を打破するのが、タスクの細分化なのです。

さいごに

何となく気になっているけど、手を付けていない仕事はありませんか?そのタスクを、思いつく限り細かく砕いてみてください。そして、「その中で最も着手しやすいものを、5分でもいいから着手してみるぞ!」と決心して取り組んでみてください。そうすると、予想以上に気持ちが楽になったり、5分以上時間をかけてその仕事に着手できたりするものです。早期着手を定着させるのは、気合ではありません。こういったコツを習慣化することが肝心です。ストレスフリーに仕事を進めるためのコツにもなるので、ぜひ試してみてください。

デキる人の原理原則 「計画と実行を分ける」とは?

ムダなく仕事を進めるためには、2つの原理原則があると思っています。前回の記事ではこのうちの一つ、「早期着手」について取り上げました。今回はもう一方、「計画と実行の分離」についてのお話しです。

計画と実行は、意識しないと分離できない

「計画と実行を分ける」というのがどういうことか。それを理解していただくために、2つのよくある失敗例を紹介しましょう。
1つ目は片づけです。片づけているうちに気になる箇所が増えていったり興味が移ったりして、部屋はまだ片付いていないのに押入れの整理に没頭したり、押入れの整理に時間を費やすと部屋が一向に片付かないことにはたと気付いたり。こういうことはよくありますよね。
2つ目の例はネット検索での調べもの。とりあえず思いつく検索ワードから調べてみたら、関連するキーワードが見つかって検索が進んだ。そのうち、当初は予定していなかったけど気になるワードが出てきて別の調査を始めてしまった。調査に結構な時間を費やしたのに、当初調べたかったことの答えは完全には見つからず。こんな経験もみんなが持っているものだと思います。

このような問題は、事前に物事を進める手順を決めずに着手し、実行しながら計画を作っていることに起因します。

例えば、次のように計画を立ててから片づけに挑むとどうだったでしょうか?
①片づけるべき物を一か所に集める
➁しまう場所(部屋)ごとに分類する
③それぞれの場所にしまう
④しまわなかった物の対応方法を計画する

ネット検索は、こう決めて実施すればよかったかも知れません。
①調べものの成果として、最低限欲しい情報が何かを考える
➁良さそうな検索ワードを10個挙げて検索してみる
③10個で良いものが無い場合、検索ワードを見つけるための検索ワードを考えて検索する
④それでもダメなら、検索を続けるか、ネット検索以外の方法を試すかを考える

これが、「計画と実行を分ける」ということです。完全な計画が立っていなくても良いので、まずは直近の進め方について計画を立てる。その後は計画に沿って実行する。進めながらの思いつきで、行動を左右しない、ということが肝心です。

ファシrテーションもGTDも、計画と実行を分けている

タスク管理手法の金字塔と言われるGTD(Getting Things Done)や、会議の効率化スキルであるファシリテーションも、そのスキルの中に「計画と実行を分ける」というアイデアが包括されています。

タスク管理の場合。GTDの考え方に従えば、思いつきのままにタスクを進めることを辞めることになります。まず、気になることを書き出し、次に書き出した内容をタスクとそれ以外に分け、次にタスクの期限確認と順番付けをし、最後に今日実施すべきタスクが選ばれることになります。この考え方は、「計画と実行を分ける」というアイデアをタスク管理の中で実行するための手法と言えるでしょう。

次に、ファシリテーションの場合。ファシリテーションの原則は、「コンテンツにはかかわらず、プロセスに関わること」です。例えば、「今日の会議のゴールに達するためには、まず背景情報を共有した上で、次に問題だと思っていることを全員から引き出し、その次に問題だと思っていることに優先順位づけをする。優先順位をつけるにあたっては、もっとも重視すべき成果を2つ決めてもらい、2軸展開のマトリクスに問題をマッピングして選んでもらおう。そして、、、」というような具合で、会議のプロセスを管理するのがファシリテーターの重要な役割なのです。では、なぜファシリテーターがいると、会議が効率的になるのでしょうか。
普通の会議は、参加者一人一人の発言に左右され、行ったり来たりします。問題点を挙げている段階だと思っていたのに、具体的な解決策案Aの是非に話が流れ、やっぱりダメだということで再び問題点を挙げる議論に戻り、、、など、はよくある話です。そこにファシリテーターが入ることで効率化できるのは、「会議の計画と実行が分離される」からでしょう。ファシリテーターが計画を管理する役割を担うことで、みんなが合意した進め方に則った議論が進むことになるのです。

さいごに

以上、タスク管理と会議の例を挙げました。「計画と実行を分ける」という効率化の原理原則は、いろんなテクニックの中に形を変えて出てきます。それぐらい汎用性のある考え方なのです。普段の仕事にこの考え方を完全に落とし込むのは難しいですが、一度身につければ絶大な効果を発揮してくれるはずです。

早期着手で快適に仕事ができる3つの理由

ムダなく仕事を進めるためには、2つの原理原則があると思っています。「早期着手」と「計画と実行の分離」です。今日はこのうちの一つ、早期着手のお話しです。

早期着手のイメージ

早期着手のイメージとは、次の図のような状態です。
通常では期日に近づくまで仕事に着手せず、期日が近づくにつれてかける工数が増えていきます。それに対して早期着手の進め方では、早い段階でまとまった時間を割き、早期に7~8割程度の仕事を完成させています。トータルで仕事にかける時間は同程度でも、時間をかけるタイミングが異なります。

早期着手

早期着手が良い3つの理由か

早期着手には、次の3つのメリットがあります。

①早期に見通しが得られる
実際の仕事は、着手してみなくては分からない部分がたくさんあります。見通しを得るためにすべきことは、着手してしまうことなのです。そういった意味で、早期着手の進め方は、常に先を見通せた状態を維持しつつ働く方法なのです。
先が見通せていればこそ、業務の優先順位付けができ、頭をスッキリさせて仕事に向き合えると思いませんか?

➁ギリギリ損失がなくなる
「ギリギリ損失」とは、納期が差し迫ったために発生する、本来は不要だった業務に取られる時間損失のことです。承認者にメールを送れば済んだはずなのに、今日中に承認をもらうために上司の隙間時間を狙って待つとか、口頭での説明を追加実施する、などは典型的な例ではないでしょうか。こういったギリギリ損失を防ぐためにも、早期着手は重要です。

③仕事に着手する時間帯が選べる
人によって、頭が働く時間帯・そうでない時間帯があるはずです。例えば資料作成の場合でも、関連する単調な情報収集は夕方に、文章作成は朝から昼ごろに、文章校正は一晩置いて翌朝に、など、時間帯に即した最適な進め方があるはずです。こういった進め方ができるのも、早期着手のメリットです。期日ギリギリに業務をスタートさせてしまい、情報収集から文章作成・校正まで一気にやってしまわないといけない場合、こういった時間帯によるモードの使い分けができなくなります。

さいごに

今日は早期着手のメリットをお伝えしました。ただし、早期着手を意識する、というだけではなかなか定着しないものです。普段のタスク管理手法を最適化するなどして、早期着手を仕組み化するような仕事術の獲得が必要です。そのために私が実践していることを、近いうちに記事にしようと思います。

時短改善リストを作ったことで残業がガッツリ減りつつあります

「時短改善リスト」というものをエクセルで作って運用を始めたところ、意識改革も伴って残業がぐんぐん減りつつあります。せっかく身につけた良習慣なので、共有したいと思います。

時短改善リストってどんなもの?

次の項目を記録したエクセルシートです。
・改善日
・改善内容
・時短効果(秒/回)
・発生頻度(回/日)
・向こう1年での時短効果(時間/年)
⇒ 「時短効果」×「発生頻度」/200/60/60で算出
さらに、上記の項目に加えて累積時短効果等をグラフ化しています。

 

時短改善リストには、どんなことが記録されているか?

私が実際に運用して、例えば以下のようなことがリストに記録されていきます。
≪時短改善リストの記録事例≫
①引き出しに入れていたけど使用頻度の高いホチキスを卓上に出した
⇒3秒/回、1日5回の改善なら⇒年間0.83時間の削減
➁毎日使うファイルをパソコン立ち上げ時に自動的に立ち上がるように設定した
⇒5秒/回、1日1回の改善なら⇒年間0.28時間の削減
③「お疲れさまです。○○です。」を「おつ」で単語登録した
⇒6秒/回、1日5回の改善なら⇒年間1.67時間の削減

 

 時短改善リストをつけることが良習慣である理由

上記のようなことを日々記録していくと、
(1)ムダを減らすことへの動機付けが格段に上がります。
(2)どういう作業効率化が、時短効果が大きいのかがすぐ分かるようになります。
(3)自然に、ムダをもっと探そうとするようになります。

この(1)~(3)について、実際に私が体験したことを紹介しましょう。私は9月からこの習慣を開始しました。1か月半ほど経過した現在、次のような状態です。

(1)9月の1か月間で0.7時間/月ほど時間短縮できました(年間8.4時間相当)。これから毎月、0.7時間分の時短効果が続きます。このペースで改善を続けられれば、来年度の残業はなんとマイナス120時間ほどになる計算です。日々の積み重ねがいかにインパクトがあるのかを、身をもって実感しています。
(2)また、改善効果が大きいのは、毎日繰り返す作業だということが分かってきます。毎日何度か実施するのなら、1秒の短縮でも大事なのだということが分かりました。
(3)最後に、自分の仕事を俯瞰するようになりました。目の前に仕事があると、どうしても仕事に没頭しがちで、「ベストな方法でやれているのか?」に対する認識が甘くなりがちです。時短改善リストをつけるようになってから、この甘くなりがちな認識が引き締められました。その認識が甘いことで、いかに時間をロスするのかを知ったからです。

 

さいごに

今回は時短改善リストの紹介をしました。ちりつも効果はとても大きいです。年間の残業を0.5時間減らす改善を、100個できれば、あなたの生活はどれだけ変わるでしょうか?おススメの良習慣なので、ぜひ実践してみてください。

ゼロ秒思考のメモ書き1000枚で思考の質が変わった件~(2)思考の速さと質が向上する3つの理由~

 

前回の記事(ゼロ秒思考のメモ書き1000枚で思考の質が変わった件~(1)私に起こった3つの変化~)では、赤羽雄二さんの著書「ゼロ秒思考」で紹介されている「メモ書き」を実践して起こった3つの変化を紹介しました。メモ書きを実践して、思考の速さと質が格段に高めることができました。これは、メモ書きのメソッドそのものによってもたらされる効果だと、私は感じています。そこで今回は、メモ書きメソッドで、なぜ思考を速さと質が高まるのかについて、3つの理由を紹介します。

メモ書きが思考を加速する仕組み

 

 (1)まず最初に「問いを立てる」仕組みがある

メモ書きを始めて得られた重要な気付きの一つは、「普段いかに明確な問いに基づかない思考をしていたか」です。明確な問いを立てず、思いつきで堂々巡りの思考をしていた、ということです。
「普段の思考で問いを立てられていなかった」ということは、目的地を知らずに旅に出てしまうようなものです。そんな愚かなことを、どうやら人は簡単にしてしまうらしい、というのが、ゼロ秒思考から私が学んだことの一つです。
メモ書きメソッドでは、次の1分間で書くメモにタイトルをつけます。そして、このタイトルは疑問文の形で書くとよい、と紹介されています。タイトルをつける、という行為は、思考の目的地を定めることです。この目的地設定が、メモ書きメソッドの1つめのポイントだと感じています。

 

 (2)1分間は立てた問い「だけ」に向き合う仕組みがある

「思考とは、思いつくこと」これもメモ書きの実践で私が学んだことの一つです。世の中には「ロジカルシンキング」という言葉もありますが、「『論理的な問い』に対して思いついたこと」とか「思いついたことを『論理的に組み立てた』もの」だと感じるようになりました。思考の本質は「思いつく」ことであって、論理的に思いつく、などというのは、少なくとも私にはできないからです。
そうなると、「思いつく」という行為をどれだけコントロールできるが、思考の速さと質を高める上での肝となります。では、思いつきの何をコントロールすべきでしょうか。思いつきの悪いところは、すぐに脇道にそれることだ、と私は思います。
例えば、職場のチームワークに問題があると感じていて、それについて考えるとき。「もっと年長者が他のメンバーのサポートを買って出る雰囲気がいるんじゃないか。でも○○さんを説得して、サポートを増やしてもらうの、難しそうやなぁ。」などと考えますが、これも脇道にそれています。打ち手案を出すことと、打ち手案を評価することがごっちゃになっているからです。思いつきの思考は、こういったことに陥りがちなのです。メモ書きであれば、「チームワークを良くするためにできる方策は?」「方策案1の障害は?」「方策案2の障害は?」「方策案1の障害を除く案はある?」といった形で、思考の順序立てた思考ができます。
メモ書きメソッドで得られる「立てた問いだけに向き合う仕組み」とは、まさしく思いつきを方向付けてコントロールする手法です。「思いつき」の自由な思考は残しつつ、問いによって考えの道筋をつけてやる、という点がポイントです。

 

(3)「次の問いへ移るか」を意識的に選択させる仕組みがある

メモ書きメソッドに従うと、1分間のメモ書きを実施し、書き足りない場合は同じタイトルで2枚目のメモを書きます。そうでない場合は、次にどんな問いを立てるかを考えます。
つまり、今考えるべきはこの問いか、別の問いか、という選択を迫る方法だということです。
考える時間にタイムリミットを設け、その時間は立てた問いに集中する。その後、次の問いをどうするかを選択させる。というシンプルながら強力な仕組が、メモ書きメソッドには備わっています。

 

メモ書きはトレーニング法ではなくパワフルな仕事術

「ゼロ秒思考」の副題は「頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング」というものですが、私の実感としては、「本来の頭のよさを発揮するための世界一シンプルな方法」です。メモ書きはゼロ秒思考のためのトレーニングであって、ゼロ秒思考を獲得できればメモ書きは不要だよ、とは思わないからです。メモ書きそのものが「自分本来の力を最も活用できる思考法」そのものであって、いかにこの方法に習熟できるかが大事だ、と思うからです。
前回の記事でも、メモ書きのメソッドを「セルフ・ファシリテーション」と表現しました。ファシリテーションは会議の効率化のためのスキルですが、メモ書きは一人会議の効率化スキル、と呼べそうです。頭を使う仕事の速さと質を高めたい人にとって、習得必須の方法論だと思います。

 

さいごに

メモ書きで思考の速さと質が上がる理由について解説しました。実は、この理由については、「ゼロ秒思考」の書籍の中ではほとんど解説されていません。
筆者の意図を次のように推測しています。理由などというのは、この方法を実践しさえすれば理解できることであって、大事なのはメソッドに従って実践することだ、と。実際に「ゼロ秒思考」は読者がメモ書きを実践する上で必要な情報が余すところなく書いてある、非常に「実践寄り」の書籍なのです。
という訳で、ゼロ秒思考を読んだことがない、買ってみたものの実践したことはない、という方!とにかく本に書いてある方法を信じて真似をしてみてほしいと思います。すぐにそのメソッドの威力に気付き、このメソッドなしでの思考なんてムダに感じるようになるでしょう。

ゼロ秒思考のメモ書き1000枚で思考の質が変わった件~(1)私に起こった3つの変化~

「メモ書き」とは、赤羽雄二さんの著書『ゼロ秒思考』で紹介されているメソッドです。素早く深く考える、まさに「ゼロ秒思考」といえるレベルに到達するための方法として紹介されています。
詳細なメソッドは書籍を参照いただくとして概要のみ抜粋すると、

●A4用紙を横向きに使用し
●左上にタイトルを(できれば疑問文で)書き、
●タイトルについて感じたことをそのまま書き出し
●1分間で4~6行(1行あたり20~30文字)を書く

というシンプルなメソッドです。
「ゼロ秒思考」では、これを毎日10枚書くことを推奨しています。
私はこれまで1000枚ほどメモ書きをしてきました。そして、思考の速さと質を格段に向上できましたし。メモ書きなしの考え事はありえない、と思うに至りました。そこで今回は、メモ書き1000枚で私自身に起きた3つの変化を紹介します。

(1) 紙とペンがない状態で考えたくなくなった

メモ書きを実践することで、私の思考は以前より格段に速くなりました。スピードアップの理由は、「メモ書きトレーニングの成果が出たから」というよりは、「メモ書きという思考メソッドがパワフルだから」だと感じています。
しかし、このメソッドには唯一、弱点があります。「紙とペンが必要」なのです。紙とペンさえあれば素早く思考できる、ということを知ってしまった今では、手元に紙とペンがない状態で考え事をするのはあまりに非効率で、嫌になってしまいました。(ちなみに、『ゼロ秒思考』では、常に紙とペンを携帯することを推奨しています。)

 

(2) 漠然とした不安も10分で解消できるという自信がついた

メモ書きメソッドで思考してみて、自分の思考力の高さにびっくりする、という体験を、これまでに何度もしてきました。問題意識が漠然としか感じられていないテーマでも、メモ書きを5枚も書けば、5分前には想像もできなかった良い打ち手が出てくるのです。
「5分前には思いもよらない」「めちゃくちゃ良い打ち手が」「自分の頭から出てくる」というインパクトは相当なものです。
そして、そういった経験が積み重なることで、「今なんとなく手ごわいと思っているこの問題も、5分とか10分集中してメモ書きしたら打ち手が見えてくるだろう」と思えるようになりました。今は解決策が見えていなくても、メモ書きなら解決できそうな気がする、という自信は、非常に心強いものです。

 

(3) 他の人と話をするときも書き出すようになった

メモ書きをして気付いたことは、「メモ書きでの思考がいかに思考の速さと質を高めるか」つまり、裏を返せば、「頭の中だけで考えることが、いかに思考の速さと質を落としているか」ということです。
そうなると、他の人と話す際でもメモ書きをしないともどかしく感じるようになります。
メモ書きを始めてから、私は会議にバインダーを持参すうりょうになりました。(『ゼロ秒思考』でも推奨されています。)5~6人くらいまでの会議なら、紙に書いても十分に共有できます。まさにみんなでメモ書きをやりましょう、という構図です。
メモを会議に持ち込むことで生産性が上がったと感じていますし、私を見て、会議でのメモを取り入れたメンバーも出てきました。

 

ちなみに。ファシリテーションとメモ書きの共通点

メ会議を効率的に実施するスキルとして「ファシリテーション」というものが知られています。
ファシリテーションでは、「空中戦を避け、地上戦にも持ち込もう」と頻繁に言われます。議論の中の言葉だけのやりとりが「空中戦」、板書を見ながら議論し、議論の内容をさらに板書する方法が「地上戦」です。『空中戦は議論の堂々巡りを引き起こすし、一旦考えたことが共有されずに消えていきがち。それが地上戦に持ち込まれると、議論のプロセスが整理され、共通の目線での議論が促進できる』という算段です。こういった地上戦の会議になれると、空中戦の堂々巡りの会議に嫌気がさすものです。
この地上戦の考え方は、まさにメモ書きに通じるものです。個人で考える場であっても、空中戦は堂々巡りになるのです。そういった意味で、メモ書きは「セルフ・ファシリテーション」とでも呼ぶべき思考メソッドだな、と感じています。

 

さいごに

今回は、ゼロ秒思考のメモ書きを実践して、私に起こった3つの変化を紹介しました。次回は、メモ書きのメソッドがなぜ思考の速さと質を高めるのか、その理由について考察します。

▼次の記事はこちら
ゼロ秒思考のメモ書き1000枚で思考の質が変わった件~(1)私に起こった3つの変化~

AutoHotKeyで仕事を効率化!~(0)AutoHotKey導入編~

AutoHotKeyって何?

AutoHotKeyは、任意のキーボードの操作に好きな動作を割り当てられるソフトです。
例えば、
・「Q」のキーと「P」のキーを入れ替える
・「無変換キー」+「h」を押すと「←」を押したことになる
・「Windowsキー」+「g」を押すとGoogleの検索画面が立ち上がる
・「Ctrl」+「Shift」+「z」をエクセルの画面で押すと、「図としてコピー」ができる
などなど、キーボードの操作に、多彩な動作を割り当てられます。

AutoHotKeyは、正しい表現では「スクリプトエンジン」と呼ばれるようなものらしく、この素晴らしい機能を使うには、プログラミングみたいなことをしなくてはいけません。でも!AutoHotKeyのスクリプトは(どうやら)とても簡単(らしい)です。実際、プログラミングなんか全く経験のない素人の私でも、独学で簡単なスクリプトなら組むことができました。(「スクリプト」という言葉さえつい最近まで知りませんでした。)

そして、これがめちゃくちゃ便利なのです。何せ、「こんなショートカットがあったらいいな~」を全部自分で作ることが出来るんですから。

 

AutoHotKeyをインストールしよう!

私がAutoHotKeyをインストールしたのは、たまたまでした。
MouseGestureLというソフトが欲しくてインストールしたら、それがAutoHotKeyをベースにして動くソフトだったため、一緒にインストールした、という経緯です。

MouseGestureLとAutoHotKeyのインストール手順は、jMatsuzakiさんのこちらの記事で詳しく紹介されています。
フリーで多機能なマウスジェスチャーソフト「MouseGestureL.ahk」のインストール手順 | jMatsuzaki

 

自作のスクリプトを公開していきます!

AutoHotKeyを使った改善を、少しずつ少しずつ進めています。
このブログでは、そのスクリプトを公開していこうと思います。

↓1つ目の記事はこちら
AutoHotKeyで仕事を効率化!~(1)n日後までの日付を一瞬で呼び出す~ | 若手技術者がファシリテーティブリーダーになるまで

↓最新の更新情報はこちらから
目次~ | 若手技術者がファシリテーティブリーダーになるまで

 

スクリプトの登録の仕方

公開しているスクリプトは、以下の手順で使用できます。
※スクリプトの使用は自己責任でお願いします。
↓PC画面右下のマウスのマークを右クリック
キャプチャ
↓AutoHotKey>Edit This Script を選択
↓テキストファイルが開くので、一番下にスクリプトをコピーして貼り付け
↓テキストファイルを保存して閉じる
↓マウスのマークを右クリック
↓AutoHotKey>Reload This Script

AutoHotKeyで仕事を効率化!~(1)n日後までの日付を一瞬で呼び出す~

このスクリプトでできること

AutoHotKeyを使って、今日からn日後までの日付を一瞬で呼び出すスクリプトです。

 

実際の動作イメージ

「ndays」と入力してEnterキーを押すと、インプットボックスが出てきます。

キャプチャ

ここに好きな日数(例えば14)と入力してEnterキーを押すと….

以下のように今日から14日後までの日付が一瞬で入力されます。

09/21(月)
09/22(火)
09/23(水)
09/24(木)
09/25(金)
09/26(土)
09/27(日)
09/28(月)
09/29(火)
09/30(水)
10/01(木)
10/02(金)
10/03(土)
10/04(日)

 

スクリプト

 

::ndays::

InputBox, HOWMANYTIMES, 何日後まで?,,,180,110,,,,,0

Loop, %HOWMANYTIMES%
{
var:=A_Now
EnvAdd, var, -1, days
EnvAdd, var, A_Index, days
FormatTime, var, %var%, MM/dd(ddd) `n
Send, %var%
}
return