仕事に早期着手したければ、タスクを○○化しよう!

仕事を上手く進める2つの原理原則

前回と前々回の記事で、仕事を上手く進めるための、次の2つの原理原則をお伝えしました。
①早期着手
➁計画と実行の分離

でも、この2つを「意識して頑張ろう!」と思うだけでは、なかなか行動が変わらないものです。今日は、これらの原理原則を行動に落とし込むために、実践のコツを紹介します。

仕事をうまく進めるキーは「タスクの細分化」

今日紹介するコツは、「タスクを細分化すること」です。私も実践できていないことも多いのですが、15分以内に終えられるくらいにまでタスクを細分化することが理想的です。次のような具合です。
■報告書の校正をする場合のタスクの細分化例
↓報告書を印刷する
↓ざっと読んで、気になる箇所に蛍光ペンで線を引く
↓マーカー箇所に修正内容を書き加える
↓すぐに修正できる箇所を1つ1つ確認し、ワードファイルを修正する
 (マーカー箇所に緑色のペンで完了のチェック印を書き加える)
↓すぐには修正できない箇所について、次に実施すべきことを書き加える

なぜタスクの細分化が必要か?

以前、普通の仕事の進め方と、早期着手の進め方を紹介しました。ちょうど、次の図のようなイメージです。
早期着手

普段はグレーの線のように進めているのを、オレンジのように変えるにはどうすればよいでしょうか?
グレーの線のようになる一つの原因は、「仕事に手を付けたくない」と思ってしまうから、というのが実は大きな原因であることが多いものです。仕事というのは手を付けてみるまで中身が細かく見えなかったりします。そうなると余計に、手を付けるのが億劫になり、納期ギリギリまで放置してしまうものです。この「何となく先が見通せなくて仕事に着手したくなくなる」という状況を打破するのが、タスクの細分化なのです。

さいごに

何となく気になっているけど、手を付けていない仕事はありませんか?そのタスクを、思いつく限り細かく砕いてみてください。そして、「その中で最も着手しやすいものを、5分でもいいから着手してみるぞ!」と決心して取り組んでみてください。そうすると、予想以上に気持ちが楽になったり、5分以上時間をかけてその仕事に着手できたりするものです。早期着手を定着させるのは、気合ではありません。こういったコツを習慣化することが肝心です。ストレスフリーに仕事を進めるためのコツにもなるので、ぜひ試してみてください。

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