デキる人の原理原則 「計画と実行を分ける」とは?

ムダなく仕事を進めるためには、2つの原理原則があると思っています。前回の記事ではこのうちの一つ、「早期着手」について取り上げました。今回はもう一方、「計画と実行の分離」についてのお話しです。

計画と実行は、意識しないと分離できない

「計画と実行を分ける」というのがどういうことか。それを理解していただくために、2つのよくある失敗例を紹介しましょう。
1つ目は片づけです。片づけているうちに気になる箇所が増えていったり興味が移ったりして、部屋はまだ片付いていないのに押入れの整理に没頭したり、押入れの整理に時間を費やすと部屋が一向に片付かないことにはたと気付いたり。こういうことはよくありますよね。
2つ目の例はネット検索での調べもの。とりあえず思いつく検索ワードから調べてみたら、関連するキーワードが見つかって検索が進んだ。そのうち、当初は予定していなかったけど気になるワードが出てきて別の調査を始めてしまった。調査に結構な時間を費やしたのに、当初調べたかったことの答えは完全には見つからず。こんな経験もみんなが持っているものだと思います。

このような問題は、事前に物事を進める手順を決めずに着手し、実行しながら計画を作っていることに起因します。

例えば、次のように計画を立ててから片づけに挑むとどうだったでしょうか?
①片づけるべき物を一か所に集める
➁しまう場所(部屋)ごとに分類する
③それぞれの場所にしまう
④しまわなかった物の対応方法を計画する

ネット検索は、こう決めて実施すればよかったかも知れません。
①調べものの成果として、最低限欲しい情報が何かを考える
➁良さそうな検索ワードを10個挙げて検索してみる
③10個で良いものが無い場合、検索ワードを見つけるための検索ワードを考えて検索する
④それでもダメなら、検索を続けるか、ネット検索以外の方法を試すかを考える

これが、「計画と実行を分ける」ということです。完全な計画が立っていなくても良いので、まずは直近の進め方について計画を立てる。その後は計画に沿って実行する。進めながらの思いつきで、行動を左右しない、ということが肝心です。

ファシrテーションもGTDも、計画と実行を分けている

タスク管理手法の金字塔と言われるGTD(Getting Things Done)や、会議の効率化スキルであるファシリテーションも、そのスキルの中に「計画と実行を分ける」というアイデアが包括されています。

タスク管理の場合。GTDの考え方に従えば、思いつきのままにタスクを進めることを辞めることになります。まず、気になることを書き出し、次に書き出した内容をタスクとそれ以外に分け、次にタスクの期限確認と順番付けをし、最後に今日実施すべきタスクが選ばれることになります。この考え方は、「計画と実行を分ける」というアイデアをタスク管理の中で実行するための手法と言えるでしょう。

次に、ファシリテーションの場合。ファシリテーションの原則は、「コンテンツにはかかわらず、プロセスに関わること」です。例えば、「今日の会議のゴールに達するためには、まず背景情報を共有した上で、次に問題だと思っていることを全員から引き出し、その次に問題だと思っていることに優先順位づけをする。優先順位をつけるにあたっては、もっとも重視すべき成果を2つ決めてもらい、2軸展開のマトリクスに問題をマッピングして選んでもらおう。そして、、、」というような具合で、会議のプロセスを管理するのがファシリテーターの重要な役割なのです。では、なぜファシリテーターがいると、会議が効率的になるのでしょうか。
普通の会議は、参加者一人一人の発言に左右され、行ったり来たりします。問題点を挙げている段階だと思っていたのに、具体的な解決策案Aの是非に話が流れ、やっぱりダメだということで再び問題点を挙げる議論に戻り、、、など、はよくある話です。そこにファシリテーターが入ることで効率化できるのは、「会議の計画と実行が分離される」からでしょう。ファシリテーターが計画を管理する役割を担うことで、みんなが合意した進め方に則った議論が進むことになるのです。

さいごに

以上、タスク管理と会議の例を挙げました。「計画と実行を分ける」という効率化の原理原則は、いろんなテクニックの中に形を変えて出てきます。それぐらい汎用性のある考え方なのです。普段の仕事にこの考え方を完全に落とし込むのは難しいですが、一度身につければ絶大な効果を発揮してくれるはずです。

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