時短改善リストを作ったことで残業がガッツリ減りつつあります

「時短改善リスト」というものをエクセルで作って運用を始めたところ、意識改革も伴って残業がぐんぐん減りつつあります。せっかく身につけた良習慣なので、共有したいと思います。

時短改善リストってどんなもの?

次の項目を記録したエクセルシートです。
・改善日
・改善内容
・時短効果(秒/回)
・発生頻度(回/日)
・向こう1年での時短効果(時間/年)
⇒ 「時短効果」×「発生頻度」/200/60/60で算出
さらに、上記の項目に加えて累積時短効果等をグラフ化しています。

 

時短改善リストには、どんなことが記録されているか?

私が実際に運用して、例えば以下のようなことがリストに記録されていきます。
≪時短改善リストの記録事例≫
①引き出しに入れていたけど使用頻度の高いホチキスを卓上に出した
⇒3秒/回、1日5回の改善なら⇒年間0.83時間の削減
➁毎日使うファイルをパソコン立ち上げ時に自動的に立ち上がるように設定した
⇒5秒/回、1日1回の改善なら⇒年間0.28時間の削減
③「お疲れさまです。○○です。」を「おつ」で単語登録した
⇒6秒/回、1日5回の改善なら⇒年間1.67時間の削減

 

 時短改善リストをつけることが良習慣である理由

上記のようなことを日々記録していくと、
(1)ムダを減らすことへの動機付けが格段に上がります。
(2)どういう作業効率化が、時短効果が大きいのかがすぐ分かるようになります。
(3)自然に、ムダをもっと探そうとするようになります。

この(1)~(3)について、実際に私が体験したことを紹介しましょう。私は9月からこの習慣を開始しました。1か月半ほど経過した現在、次のような状態です。

(1)9月の1か月間で0.7時間/月ほど時間短縮できました(年間8.4時間相当)。これから毎月、0.7時間分の時短効果が続きます。このペースで改善を続けられれば、来年度の残業はなんとマイナス120時間ほどになる計算です。日々の積み重ねがいかにインパクトがあるのかを、身をもって実感しています。
(2)また、改善効果が大きいのは、毎日繰り返す作業だということが分かってきます。毎日何度か実施するのなら、1秒の短縮でも大事なのだということが分かりました。
(3)最後に、自分の仕事を俯瞰するようになりました。目の前に仕事があると、どうしても仕事に没頭しがちで、「ベストな方法でやれているのか?」に対する認識が甘くなりがちです。時短改善リストをつけるようになってから、この甘くなりがちな認識が引き締められました。その認識が甘いことで、いかに時間をロスするのかを知ったからです。

 

さいごに

今回は時短改善リストの紹介をしました。ちりつも効果はとても大きいです。年間の残業を0.5時間減らす改善を、100個できれば、あなたの生活はどれだけ変わるでしょうか?おススメの良習慣なので、ぜひ実践してみてください。

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