早期着手で快適に仕事ができる3つの理由

ムダなく仕事を進めるためには、2つの原理原則があると思っています。「早期着手」と「計画と実行の分離」です。今日はこのうちの一つ、早期着手のお話しです。

早期着手のイメージ

早期着手のイメージとは、次の図のような状態です。
通常では期日に近づくまで仕事に着手せず、期日が近づくにつれてかける工数が増えていきます。それに対して早期着手の進め方では、早い段階でまとまった時間を割き、早期に7~8割程度の仕事を完成させています。トータルで仕事にかける時間は同程度でも、時間をかけるタイミングが異なります。

早期着手

早期着手が良い3つの理由か

早期着手には、次の3つのメリットがあります。

①早期に見通しが得られる
実際の仕事は、着手してみなくては分からない部分がたくさんあります。見通しを得るためにすべきことは、着手してしまうことなのです。そういった意味で、早期着手の進め方は、常に先を見通せた状態を維持しつつ働く方法なのです。
先が見通せていればこそ、業務の優先順位付けができ、頭をスッキリさせて仕事に向き合えると思いませんか?

➁ギリギリ損失がなくなる
「ギリギリ損失」とは、納期が差し迫ったために発生する、本来は不要だった業務に取られる時間損失のことです。承認者にメールを送れば済んだはずなのに、今日中に承認をもらうために上司の隙間時間を狙って待つとか、口頭での説明を追加実施する、などは典型的な例ではないでしょうか。こういったギリギリ損失を防ぐためにも、早期着手は重要です。

③仕事に着手する時間帯が選べる
人によって、頭が働く時間帯・そうでない時間帯があるはずです。例えば資料作成の場合でも、関連する単調な情報収集は夕方に、文章作成は朝から昼ごろに、文章校正は一晩置いて翌朝に、など、時間帯に即した最適な進め方があるはずです。こういった進め方ができるのも、早期着手のメリットです。期日ギリギリに業務をスタートさせてしまい、情報収集から文章作成・校正まで一気にやってしまわないといけない場合、こういった時間帯によるモードの使い分けができなくなります。

さいごに

今日は早期着手のメリットをお伝えしました。ただし、早期着手を意識する、というだけではなかなか定着しないものです。普段のタスク管理手法を最適化するなどして、早期着手を仕組み化するような仕事術の獲得が必要です。そのために私が実践していることを、近いうちに記事にしようと思います。

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