提案後に微妙な空気になることはありませんか?提案から納得に導く SmartArt活用のコツ

自分の考えをまとめて報告・提案するときに、どんなことに注意していますか?

よく見かける報告に関するTipsには、次のようなものがあります。
・結論から述べる
・論理的に話す
・理由を3つ述べる

でも、いつも「結論から」がベストでしょうか?「論理的」でさえあれば、納得してもらえるでしょうか?

結論と理由だけでは「本当にいいの?」を拭い去れない

例えば、保険ショップで死亡保険を選ぼうとしたとします。店員に「その条件なら、○○社の××が一番お勧めです。保険料も他と比較して安いし、特約として△△が無料でつけられるからです。」と言われたとします。あなたはこの保険に決めますか?「じゃあ、それで!」と応じる人は、きっと少ないですよね。

この店員さんのように、結論から述べて、理由も説明したとしても
「その提案でいいような気はするんだけど、本当にいいの?」
「提案理由も間違っているようには聞こえないけど、他の観点はないの?」
と思われることがある、ということです。
提案理由が論理的に語られたときでさえ、「本当にいいの?」という気持ちが拭い去れない、ということです。

大切なのは考えの道筋を示すこと

そもそも、「本当にいいの?」という気持ちはなぜ起こるのでしょう?その最大の原因は、聞き手自身が考えたいのに、考えるための材料をきちんと提供できていないからだと私は考えています。聞き手が自分で考えたのだとしたら、提案内容を考えた際の道筋を示すことこそが、提案する側の仕事ですよね。

上記の保険の例なら、考えの道筋は、次の2ステップになるはずです。
(1)お客様に最適な保険を選ぶ上でおさえるべき「観点」を挙げる
(2)それぞれの観点で各社の保険を「比較」する

では、このようなステップを示すための最良の方法は何でしょうか?

OfficeソフトのSmartArtを使おう!

そこでおススメしたいのが、Microsoft Officeに入っているスマートアートの機能です。
PowerPointやWordの、挿入>SmartArt>階層構造>横方向階層 から利用可能です。

上記の保険の例なら、こんなSmartArtが作成できるはずです。

キャプチャ

この方法なら、
・先の書いた、考えの道筋(1)、(2)を両方示せて
・口頭では話し切れない情報量を、一覧性のある状態にできて
・時間をかけずに階層構造の図が作れます。

マインドマップのソフト(FreeMind, Xmind, MindMapleなどなど)を使用しても良いのですが、打ち合わせに使用する図はSmartArtで作成することが多いです。マインドマップのソフトを使用すると、同じソフトをインストールしている人の間でしか編集ができないので。

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